Læsetid: 7 minutter
Hvordan kan en forretningsfilosofi, opfundet i Japan i 1960´erne hjælpe dig?
Måske kender du allerede begrebet "Lean", eller måske er dette første gang du støder på det.
Da jeg skulle beslutte mig for, hvad det næste blogindlæg til Tempbox.dk/blog skulle handle om, tænkte jeg på, at noget af det som jeg har observeret gennem årene i industrien, kunne være til gavn for restauration- og fødevarebranchen. Altså de brancher vores kunder oftest befinder sig i.
Jeg har nemlig været ansat i flere forskellige produktionsvirksomheder, som hver især har arbejdet med begrebet i en eller anden forstand. Virksomheder som LEGO, Johnson Controls og Kamstrup.
Så hvad kan man konkret bruge denne forretningsfilosofi til?
Lean har affødt en række værktøjer til at løse forskellige problemer. Det jeg vil gennemgå i dette indlæg, kan du i hvert fald bruge til at få ryddet op og sat dit køkken eller din arbejdsplads i system. Det vil spare dig tid, give dig mere tilfredse medarbejdere og så vil det se brandgodt ud efterfølgende.
Så mit mål med dette indlæg er at vise dig, hvordan du kan få et mere ryddeligt og overskueligt køkken eller arbejdsplads. Ved at bruge et af de samme værktøjer som de store produktionsvirksomheder.
5S
Værktøjet vi skal se på hedder 5S.
Seiri, seiton, seiso, seiketsu og shutsuke.
Lean stammer fra japanske Toyota og derfor er mange af værktøjerne oversat fra japansk til engelsk og så til dansk. Det kan sommetider skabe lidt forvirring men i bund og grund kan de 5 s'er oversættes til:
- Sortér
- Systematisér
- Systematisk rengøring
- Standardisér
- Selvdisciplin
Jeg tænkte at den bedste måde at forklare processen på, var ved at gennemgå den imens jeg skrev indlægget.
I mit køkkenskab ligner det ofte, at de forskellige ting er smidt ind. Sommetider kan man ikke tage en ting ud eller sætte en anden ind, uden at noget andet falder ud. De fleste kender til dette og på mange arbejdspladser og køkkener er det ikke spor anderledes.
Lad os tage de 5 s’er en ad gangen og anvende dem på mit køkkenskab. Jeg lover, det ikke bliver kedeligt.
Sådan så mit skab ud. Det trængte til en oprydning for at sige det mildt.
Sortér (Seiri)
Første skridt går ud på at sortere og få overblik over de ting, som er derinde. Måske er det ikke alle tingene, der bør være i skabet og nogle ting skal måske smides ud.
Jeg tog alle tingene ud og gik dem alle igennem en ad gangen. Jeg smed de ting ud, som vi ikke brugte og flyttede nogle andre ting hen til en bedre plads i køkkenet.
Herefter delte jeg tingene op i kategorier og fandt ud af jeg groft set havde 6 forskellige kategoriseringer i mit skab. Jeg tænkte over de 6 kategorier og hvor ofte vi bruger dem i vores dagligdag.
- 1. Kaffe og The, samt tilbehør - Bruges dagligt eller tæt på
- 2. Konserves og lignende - Bruges ugentligt, somme tider sjældnere
- 3. Chokolade og muslibarer - Bruges ugentligt
- 4. Frø og tørret frugt - Bruges ugentligt eller sjældnere
- 5. Medicin og vitaminer - Bruges månedligt eller mindre, foruden vitaminer der bruges dagligt.
- 6. Sugerør og plastikhandsker og lidt div - Bruges månedligt eller mindre
Man skal kategoriserer ud fra, hvor ofte man bruger tingene i skabet eller på den arbejdsplads man vil indrette. Det giver sig selv. Sørg for at gruppére de ting, der bruges oftes og placer dem så de er de nemmeste ting at få fat i.
Hvad skete der i det første S: Sorter?
- De ting jeg ikke havde brug for blev smidt væk
- Ting der ikke hørte til blev flyttet væk
- Jeg delte tingene op i kategorier
- Kategorierne blev prioriteret
Systematisér (Seiton)
Nu var jeg klar til næste skridt, at systematisére mit skab. Det betyder, at alle ting skal have en fast plads og den plads skal være nem at identificere.
Det er efter min mening klart et af de bedste punkter, som 5S har at tilbyde. Selv hvis man ikke går videre end dette punkt så er man faktisk allerede kommet ret langt.
Jeg startede med at placere tingene efter de kategorier der ofte bliver brugt, på nederste hylde og yderst så de er nemme at få fat i.
Ting fra de kategorier der bruges sjældnere placerede jeg på de øverste hylder. Hele den midterste hylde blev dedikeret til konserves og jeg fjernede de dåser som jeg ved, ikke bliver brugt ret ofte. Dem satte jeg i et skab i mit bryggers i stedet som et slags fjernlager.
Kaffebønnerne hældte jeg i et glas og fandt en kasse til frøene og det tørrede frugt.
Voila, et skridt i den rigtige retning.
Næste skridt er at lave opmærkning. Her er det nemmeste at lave labels til de forskellige lokationer og indramme hvor de skal stå med tape, helst i en farve, der er nem at se.
Desværre havde jeg ikke en labelprinter ved hånden så jeg brugte post-it notes i stedet. Men sørg for at lave afmærkningen så synlig som muligt. Jo større teksten er, og jo mere visuelt det er, jo nemmere er det for brugeren.
Skabet efter opmærkning.
Det skal helst være så nemt at gennemskue, at hvem som helst kan flyde skabet op eller finde det som man skal bruge.
Hvad skete der ved “systematisér”?
- Tingene blev placeret efter kategorisering
- Alle pladser blev mærket op
- Jeg delte tingene op i kategorier
Systematisk rengøring (Seiso)
Næste skridt handler om at opsætte procedurer for at sikre, at området ikke bliver rodet igen.
Procedurer kan være:
- Ugentlig gennemgang af skabets tilstand
- Ugentlig oprydning hvis nødvendigt
- Gennemgang af kategorier. Skal der fjernes eller tilføjes nye?
På din arbejdsplads er der garanteret allerede planer for rengøring og oprydning. I min husstand behøver vi nok ikke at være så systematiske. Derfor har jeg sparet de andre i min husstand for en ugentlig rengøringsplan for vores køkkenskab.
Men tænk alligevel over dette punkt efter skabet er ryddet op og gjort mere visuelt. Inkludér det eventuelt i dine eksisterende processer. Hvis det forrige punkt er gjort rigtigt bør det være en nem opgave at holde skabet ryddeligt og pænt.
Standardisér (Seiketsu)
Dette punkt går hånd i hånd med systematisér. I LEAN går man meget op i at alle arbejdspladser følger de samme normer og standarder så alle systemer er så ens som muligt. f.eks. at man benytter samme slags opmærkning over det hele. Og at man har eksempler på hvordan skabet skal se ud.
Print et billede af skabet når det ser optimalt ud, laminére det og hænge det op på lågen.
Uanset hvem der kommer hen til skabet ved nu, hvordan det bør se ud, inden de åbner lågen. Det giver hjernen et par værdifulde sekunder til at bestemme, hvor man skal række hen når man har åbnet det. Det sparer tid.
Samtidigt ved alle der skal rydde op eller fylde op, hvordan det skal se ud.
Selvdisciplin (Shutsuke)
Den sidste og hårdeste del af 5S. Evnen til at holde systemet ved lige og sørge for, at alle i køkkenet, eller i mit tilfælde husstanden, overholder de nye regler.
Selvdisciplin betyder kort og godt at man holder fast i de nye standarder og agere efter dem også et år efter, man startede. Det vil uden tvivl kræve, at der udnævnes en medarbejder som er “5S ansvarlig”. Hvis ingen er ansvarlig, så er der stor risiko for, at det løber ud i sandet.
For at holde indsatsen vil jeg anbefale at man holder audits i et passende interval. Her kan man udvælge et par medarbejdere der går rundt og kontrollére de forskellige arbejdsområder. De skal se, om man overholder kravene og om f.eks. skabene ser ud som de gør på de billeder, der hænger på lågen.
Man kan gå meget mere i dybden med værktøjer til selvdisciplin, men jeg vil råde dig til at starte meget simpelt.
Opsummering
Man kan dykke væsentligt mere ned i de 5 s’er og jeg vil love dig, at det er meget mere, end hvad jeg har gennemgået her.
Men prøv at starte med at få ryddet op og mærket op hvor de forskellige ting skal stå. Altså de to første S’er. Det har en kæmpe effekt blot at gøre dette. Fordi når der er faste pladser og opmærkning, så er medarbejderne meget mere tilbøjelige til at holde køkkenet ryddeligt.
En glimrende måde at synliggøre hvor meget man vinder er før og efter billeder.
Skabet før 5S.
Skabet efter 5S
Se bare hvor meget mere overskueligt mit skab blev. Det har en positiv effekt at arbejde et sted hvor der er pænt og ryddeligt. Disse billeder bekræfter, hvor meget man kan opnå ved simpel oprydning, kategorisering, inddeling og opmærkning.
Der er gået omkring 1 måned fra jeg tog billederne til jeg har lagt dette indlæg op. Både min kæreste og jeg er imponerede over, at skabet faktisk stadig er lige så ryddeligt som på billedet herover. Det beviser hvor stor effekt inddeling og visualisering har.
Så kom ud, få taget nogle før billeder, få ryddet op og sat i system. Jeg lover, at hverken du eller dine kollegaer kommer til at fortryde de timer i investere.
Og Husk, at 5S selvfølgelig kan bruges på alle slags arbejdspladser og ikke kun køkkenskabe.
Her på falderebet vil jeg gerne anbefale en bog: "Dette er LEAN"
Den forklarer grundprincipperne i LEAN og er et must-read for alle der går op i effektivitet og forbedringstiltag, uanset branche og funktion. Så hvis du er nysgerrig efter mere viden om emnet så anbefaler jeg, at man investere i denne bog.
Har du spørgsmål eller kommentarer? Så fang mig på jdl@tempbox.dk eller på LinkedIn.
Tak fordi du tog dig tid til at læse mit indlæg. Jeg håber det har skabt værdi!